TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS, EIS & EDMS METHOD
TRAINING IMPLEMENTASI PENGARSIPAN ELEKTRONIK DENGAN METODE RMS, EIS & EDMS
TRAINING IMPLEMENTASI PROSEDURE & PRINSIP-PRINSIP FILING SYSTEM
BACKGROUND
Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang
memahami konsep integrasi antara Records Management System atau
Document Management System (RMS/DMS) dengan Electronic Imaging System
dan Electronic Document Management System.
Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap
organisasi harusnya diimplementasikan berdasarkan Undang-Undang
Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Agar pada
prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP
Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan
sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi.
Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan
dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan
dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan.
Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan
standar ISO 9001.
Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat
melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang
menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional
(traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif
karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam
suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat
singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan
kearsipan.
Electronics document management system diimplementasikan untuk
mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu
aplikasi word processor, spreadsheet, & presentation agar memudahkan
dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan
otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi
Dan Transaksi Elektronik
OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive
serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses
penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen
sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip
(filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan
pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system,
electronics imaging system dan electronics document management
system.
4. Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan.
5. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics
imaging system dengan records management system.
6. Memahami implementasi dari konsep electronic document management
system.
7. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
8. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO
9001.
9. Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat
pendukungnya.
10. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS
(Electronic Filing with Integrated Document Management System)
baik untuk modul Electronic Document Management System, modul
Electronic Imaging System dan modul Record Management System,
lengkap dengan penggunaan scanner, printer dan kamera digital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing
system dalam organisasi.
SYLLABUS
1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan
Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan
Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan
Arsip/Dokumen.
4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam
Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
5. Prosedure Filing System.
6. Langkah-Langkah Proses Filing.
7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
11. Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
12. Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya.
13. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang
dibutuhkan.
14. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing
system.
15. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi
filing system.
16. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
17. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS
software.
18. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
19. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User
Access Application.
20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control
process.
21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution
process.
22. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update
process.
23. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard)
berdasarkan 5 metode.
24. Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui
digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft
office (XP, 2003, 2007, 2010).
25. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk
dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
26. Cases study / diskusi / tanya jawab.
AUDIENCE TARGET
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document
Instructor :
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
Senior Praktisi di bidang IT selama 15 tahun
JADWAL TRAINING TAHUN 2026
03 – 04 Januari 2026 | 16 – 17 Januari 2026
06 – 07 Februari 2026 | 20 – 21 Februari 2026
05 – 06 Maret 2026 | 19 – 20 Maret 2026
03 – 04 April 2026 | 23 – 24 April 2026
07 – 08 Mei 2026 | 21 – 22 Mei 2026
05 – 06 Juni 2026 | 25 – 26 Juni 2026
09 – 10 Juli 2026 | 23 – 24 Juli 2026
06 – 07 Agustus 2026 | 20 – 21 Agustus 2026
04 – 05 September 2026 | 18 – 19 September 2026
08 – 09 Oktober 2026 | 22 – 23 Oktober 2026
06 – 07 November 2026 | 26 – 27 November 2026
04 – 05 Desember 2026 | 18 – 19 Desember 2026
Metode Training
- Tatap Muka/offline
- Online via zoom
Kota Penyelenggaraan jika offline :
- Bandung
- Jogjakarta
- Surabaya
- Jakarta
fasilitas yang didapatkan
- Training Kit Eksklusif
- Tas
- Name Tag
- Modul
- Flash disk
- Ballpoint
- Block Note
- Souvenir
- Harga yang Reliable
- Trainer Kompeten di bidangnya
- Pelayanan Maksimal untuk peserta
- Penjemputan dari dan ke bandara
Investasi :
Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)
In House Training : on Call