TRAINING ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
TRAINING SISTEM PENGARSIPAN & MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK
TRAINING TERAMPIL MENJABARKAN HASIL AUDIT EFILING
Sebuah Sistem Terkini Dalam Mengelola arsip dengan cepat, tepat,
lengkap dan efisien
* Apakah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda sudah
optimal?
* Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang
efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?
* Apakah filing system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah
optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan jika sewaktu-waktu
diperlukan?
* Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif,
efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja,
oleh siapa saja dan kapan saja?
Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil
dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu
dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui
dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling
memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan
Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga
mudah dimengerti & ditindak-lanjuti
Beberapa manfaat langsung eFiling:
1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan
pengisian checklist & workflow.
2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan
mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video,
arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard
Operating Procedures, Work Instruction.
3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di
berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk
mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis &
ujian secara on-line.
4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok
(memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di
luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do,
mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun
menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja)
Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Ini?
1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan
elektronik (eFiling).
2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi
dokumen elektronik.
3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks &
lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada
karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll),
sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara
bijaksana.
4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak
lanjutnya.
5. Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses &
kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik
arsip fisik maupun elektronik.
6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.
Siapa yang Harus Ikut Pelatihan Ini?
IT, Sekretaris, Pimpinan Proyek, Office Manager, Office
Administration.
Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?
Modul 01 Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management
System
Modul 02 Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi
eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
Modul 03 Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
Modul 04 Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
Modul 05 Quick Win 1
Modul 06 Quick Win 2
Modul 07 Fraud Prevention & Risk Management
Modul 08 Disaster Recovery & Business Continuity
Detail Sesi:
Modul 01 – Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document
Management System
* Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
* Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi
terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan
(security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
* Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata
administrasi.
* Membahas aspek hukum & legal eFiling.
* VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed
Architecture & Security.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
Modul 02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi
eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
* Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
* Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah
sektor/industri antara lain:
1. Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
2. Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
3. Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
4. Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah
terlebih dahulu ada.
5. Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
* VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files,
eMail Indexing.
* STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi,
manufaktur & kedokteran.
Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
* Memahami indeks & kode arsip.
* Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
* Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem
arsip fisik.
* Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
* TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik &
benar.
* TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi &
akses.
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto &
pronto).
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal)
Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
* Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk
Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi
Penyimpanan.
* Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode &
PiC, lokasi & akses.
* VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links
Not Documents, Version Control.
* SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
* SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel,
eFiling & DMS.
* TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk
Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi
Penyimpanan.
* TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR),
kamera, handycam.
Modul 05 – Quick Win 1
* Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
* Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan
interaksi antar user & lintas komunitas.
* VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals,
GoogleDocs, Google Calendar.
* TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan
interaksi
Modul 06 – Quick Win 2
* Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital
signature.
* Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul
Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan &
pemalsuan.
* Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem
otorisasi elektronik
* VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator,
Protector).
* TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.
Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management
* Membahas konsep dasar manajemen resiko.
* Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan
dalam sistem arsip konvensional.
* Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil,
daftar debitur, otoritas pajak, public records.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul
kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul
manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.
Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity
* Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site,
cloud.
* Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi
dan/atau perubahan sistem arsip.
* Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem)
untuk memperbaiki security & ease-of-use.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul
manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS,
Snaplogic) dalam eFDM.
JADWAL TRAINING TAHUN 2026
03 – 04 Januari 2026 | 16 – 17 Januari 2026
06 – 07 Februari 2026 | 20 – 21 Februari 2026
05 – 06 Maret 2026 | 19 – 20 Maret 2026
03 – 04 April 2026 | 23 – 24 April 2026
07 – 08 Mei 2026 | 21 – 22 Mei 2026
05 – 06 Juni 2026 | 25 – 26 Juni 2026
09 – 10 Juli 2026 | 23 – 24 Juli 2026
06 – 07 Agustus 2026 | 20 – 21 Agustus 2026
04 – 05 September 2026 | 18 – 19 September 2026
08 – 09 Oktober 2026 | 22 – 23 Oktober 2026
06 – 07 November 2026 | 26 – 27 November 2026
04 – 05 Desember 2026 | 18 – 19 Desember 2026
Metode Training
- Tatap Muka/offline
- Online via zoom
Kota Penyelenggaraan jika offline :
- Bandung
- Jogjakarta
- Surabaya
- Jakarta
fasilitas yang didapatkan
- Training Kit Eksklusif
- Tas
- Name Tag
- Modul
- Flash disk
- Ballpoint
- Block Note
- Souvenir
- Harga yang Reliable
- Trainer Kompeten di bidangnya
- Pelayanan Maksimal untuk peserta
- Penjemputan dari dan ke bandara
Investasi :
Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)
In House Training : on Call
